🗺️ #2 Pianificazione strategica

Questa è la seconda newsletter del 2025. E ho un piano per farcela. A dispetto di tutto.

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Dopo la scorsa newsletter…

Voglio essere sincera: appena ho inviato la newsletter ero piena delle migliori intenzioni. Pronta ad inviare i CV preparati con tanta cura, mi ha assalito un insopprimibile senso di inadeguatezza. Mi sono pentita della mia idea geniale di cui ero tanto entusiasta. Non ho inviato nessun curriculum.

Ad accrescere il mio disagio sono intervenuti i messaggi di alcune care amiche su Substack e su Instagram.

Sono proprio una cazzona. Meno male che non ho pubblicizzato troppo la mia “idea geniale”, farò in modo di passarla sotto silenzio, chi mi può accusare di vigliaccheria se alla fine ho un lavoro sicuro e non voglio sentirmi rifiutata/ignorata/derisa perché mi metto in gioco alla mia età?

Questa di Simona B., che stimo da matti, mi ha fatto quasi uscire le lacrime.

Poi è arrivata una mail.

Questo messaggio, di cui sono immensamente grata, mi ha fatto riflettere.

In ogni istante accade qualcosa che non siamo in grado di prevedere: esiste quella finestra del possibile che chiamiamo libertà (la mia, la tua, quella degli altri) a cui val la pena dare spazio.

Mi sono riscossa e mi sono rimboccata le maniche.

Che cosa era andato storto nella mia “idea geniale”? Facile: non avevo un piano.

Tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare

Cioè: tra le parole che impieghi per esprimere un proposito e la sua realizzazione c’è l’abisso della pianificazione. Ci caschiamo tutti. Rovinosamente, anche.

Mi metto a fare la mia pianificazione (è una cosa che ho imparato, guarda caso, nella mia esperienza di insegnante).

L’obiettivo c’è: testare le competenze acquisite nella professione docente.

L’azione da porre in pratica, pure: inviare i curriculum.

Grammaticalmente ho questo risultato:

Per testare le mie competenze (proposizione finale, obiettivo), invio il mio curriculum vitae (azione ripetuta, output)…. A? A chi invio il mio CV?

Semplicemente la mia pianificazione non era completa: a quali aziende, enti, attività professionali invio la mia candidatura?

Ho scelto di adoperare dei criteri:

1. Non voglio partire dalle candidature aperte. Questo è un metodo controintuitivo. In genere le aziende offrono, come se lanciassero un amo nello stagno e i pesciolini, che hanno i titoli necessari, sono in attesa di abboccare. Lo stagno migliore è quello degli ingegneri (sic!). Io invece, voglio proporre delle competenze che ho raggiunto sul campo senza che nessuno, a volte neanche io stessa, sia in grado di “certificare¹” i miei risultati. Perciò voglio che la mia sia una candidatura spontanea.

2. Scelgo aziende² a caso? Solo piccole aziende? Grandi aziende? Mi concentro solo su quelle che si occupano della mia area, cioè formazione? Ho deciso di mescolare opportunità: 5 delle 10 possibili devono essere legate al mondo della formazione/comunicazione, insomma al mio background lavorativo, di queste 2 realtà grandi e 3 medio-piccole. Le altre 5 spazieranno in diversi campi professionali, con la medesima proporzione grandi- medio/piccole (ma a volte potrò invertire la proporzione).

3. Mi serve un foglio Excel per poter misurare i risultati. Nel foglio Excel considero le seguenti voci:

Le voci di Fatturato e Numero Dipendenti³ mi permettono di rilevare se la realtà professionale che sto prendendo in considerazione è Micro, Piccola, Media, Grande, Grandissima.

Dopodiché ho lavorato:

Delle 10 aziende, di una non sono riuscita a trovare un riferimento cui inviare una mail. Diverse aziende hanno una pagina per inviare le candidature spontanee, non so se funziona e non credo che le leggano, ma non ho trovato una opzione sensata. Ho anche fatto degli errori biecamente stupidi: ad esempio mi sono accorta che alla Edulia Treccani, ho scritto:

Insomma, il mio output settimanale è stato portato a termine.

E nella scuola si può utilizzare la pianificazione strategica?

Che cosa si intende per pianificazione strategica

La pianificazione strategica è un processo organizzativo fondamentale attraverso il quale un'organizzazione definisce la sua visione, missione e obiettivi a lungo termine, e sviluppa strategie specifiche per raggiungerli. Questo processo è cruciale per orientare le decisioni aziendali e l'allocazione delle risorse necessarie per perseguire i risultati desiderati.

Come una mappa che un generale attento predispone per la campagna militare: sceglie l’obiettivo⁴, verifica i punti di forza e di debolezza suoi e degli “avversari⁵”, espone il suo piano nelle varie fasi, lo applica, valuta i risultati.

Come un generale…

Uno dei capisaldi nello sviluppo di strategie vincenti è L’arte della guerra di Sun Tzu⁶: è il più antico trattato militare, composto circa 2500 anni fa, ed è letto, studiato, seguito negli ambiti più disparati da quello militare a quello manageriale. Perché?

La possibilità di applicare i consigli di Sun Tzu a molti aspetti della vita è il motivo della sua intramontabile fortuna. Alcuni elementi: la razionalità nel considerare i mezzi e i fini della strategia; la lungimiranza nel prendere decisioni; la capacità di adattarsi alla mutevolezza delle condizioni dell'ambiente esterno.

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Quali sono gli ostacoli più comuni alla pianificazione strategica nelle scuole?

Per attuare una pianificazione strategica bisogna capire quali ostacoli possiamo incontrare in ambito scolastico:

1. Resistenza al cambiamento
   Insegnanti e personale amministrativo, spesso abituati a pratiche consolidate, possono mostrare riluttanza verso nuove strategie. Cambiare abitudini è difficile, specialmente quando non si ha certezza che le novità porteranno benefici immediati.

2. Mancanza di risorse
   Le scuole, quasi sempre a corto di budget, si trovano in difficoltà quando devono investire in formazione, tecnologia o altre risorse fondamentali per realizzare cambiamenti significativi.

3. Processi decisionali lenti
   La burocrazia complessa rallenta ogni decisione. Questo significa che, anche se una strategia viene approvata, spesso passa troppo tempo prima che venga attuata, con il rischio di perdere il momento giusto.

4. Comunicazione inefficace
   Senza una comunicazione chiara e trasparente, la comunità scolastica si perde: nascono malintesi, le persone si sentono escluse, e il coinvolgimento si riduce al minimo.

5. Obiettivi non allineati
   Quando i membri del personale e le parti interessate (come genitori o dirigenti) non condividono le stesse priorità, il risultato è caos. Gli sforzi si disperdono e raggiungere gli obiettivi diventa complicato.

6. Cultura organizzativa
   Spesso la scuola non favorisce l’innovazione o la collaborazione si blocca. Se l’ambiente non incoraggia nuove idee o il lavoro di squadra, coinvolgere tutti in una visione strategica diventa un’impresa titanica.

7. Sistemi di monitoraggio inadeguati
   Se non esistono strumenti chiari per valutare i progressi verso gli obiettivi, manca la responsabilità. Senza dati e analisi, è difficile capire cosa funziona e cosa no, e le strategie rischiano di naufragare.

La scuola come “anarchia organizzata”

Nella teoria delle organizzazioni, le istituzioni scolastiche sono classificate infatti come “anarchie organizzate” (Cohen, March e Olsen, 1972).

Le caratteristiche sono le stesse che abbiamo elencato come “ostacoli” alla pianificazione strategica. Vediamole in breve:

1. Le preferenze sono problematiche

Nelle scuole ognuno ha idee diverse su cosa sia “giusto fare”: dirigenti, insegnanti, genitori e studenti portano voci eterogenee, spesso incompatibili tra loro. Questo rende le decisioni complesse e frammentate.
Ad esempio, insegnanti e personale amministrativo possono essere riluttanti a cambiare pratiche consolidate: è una forma di resistenza al cambiamento. Non è solo pigrizia, ma un modo per evitare rischi o incertezze, soprattutto quando non c’è la garanzia che una novità funzioni davvero.

Inoltre, quando le priorità tra i membri del personale e le parti interessate non sono allineate (obiettivi non allineati), si crea ulteriore confusione. Gli sforzi si disperdono e raggiungere risultati condivisi diventa difficile.

2. L’incertezza delle tecnologie

Quando parliamo di “tecnologie” qui, non intendiamo solo computer o strumenti digitali, ma tutti i metodi e i processi utilizzati per prendere decisioni o risolvere problemi. Spesso, questi processi non sono chiari o pienamente compresi dai membri dell’organizzazione.

Per esempio, le scuole lavorano quasi sempre con risorse limitate: budget ridotti, mancanza di formazione e strumenti inadeguati rendono complicata l’attuazione di strategie innovative. Questo porta le scuole a lavorare per “tentativi ed errori”, imparando dai risultati ottenuti, ma senza la possibilità di adottare approcci più strutturati.

A questo si aggiunge la mancanza di sistemi di monitoraggio adeguati: senza strumenti per valutare i progressi, è difficile capire se le decisioni prese stiano davvero funzionando, e si rischia di perdere responsabilità e controllo.

3. La partecipazione è fluida

La partecipazione nelle scuole cambia continuamente: i membri di un collegio docenti, di un consiglio di classe o di una riunione di dipartimento variano da un incontro all’altro. Inoltre, chi partecipa può avere un coinvolgimento diverso a seconda dei temi trattati.

Questa fluidità crea instabilità e difficoltà nella comunicazione. Se la comunicazione all’interno della comunità scolastica non è chiara e trasparente (comunicazione inefficace), nascono malintesi, la partecipazione diminuisce e le decisioni faticano a essere attuate in modo efficace.

Allo stesso tempo, una cultura organizzativa poco innovativa può bloccare ulteriormente i progressi. Se la scuola non incoraggia il lavoro di squadra o la sperimentazione, diventa difficile coinvolgere tutti i membri in un piano strategico comune.

4. Il “cestino dei rifiuti” delle decisioni

La mia preferita. Cohen, March e Olsen usano un’immagine interessante per descrivere come vengono prese le decisioni: quella del cestino dei rifiuti. Ogni riunione, che sia un collegio docenti, un consiglio di classe o una discussione informale, è vista come un cestino.

Nel cestino finiscono problemi da risolvere e soluzioni proposte, ma spesso non sono collegati tra loro. Può capitare che in una riunione si discuta di problemi senza trovare soluzioni, oppure che si propongano idee innovative che, in quel momento, non risolvono nessun problema specifico.

Arginare il caos

Riconoscere queste dinamiche può aiutare a navigare meglio nel contesto scolastico, accettando la sfida, ad esempio, di attuare la pianificazione strategica nella didattica.

Non è possibile farsi carico di tutta l’organizzazione: non è il nostro compito, non è il nostro ruolo, e, con un discreto bagno di realtà, non rientra nelle nostre possibilità. Sapendo che lo sfondo in cui ci muoviamo è delirante, come decidiamo di agire è determinante.

Non sono un guru della pianificazione strategica, ma quando osservo la mia classe, intercetto problematiche e difficoltà. Di conseguenza:

1. scelgo un obiettivo che possa essere formativo per gli studenti della classe (la classe è fatta di studenti, non è possibile individuare un obiettivo per ciascuno studente perché sarebbe dispersivo, ma posso considerare che cose buone si possono “contagiare” e un bel clima di lavoro fa raggiungere tanti altri risultati che non avevo considerato). Quindi

2. imposto un output, una azione ripetuta costantemente nell’arco dell’anno scolastico che ritengo possa permetter di raggiungere i risultati attesi (i quali dovranno essere monitorati con serietà). Per realizzare tutto ciò

3. Valuto le risorse di cui ho bisogno, quali sono i miei strumenti, come orientare la didattica.

A. Se la mia classe prima mostra delle pesanti carenze nel pensiero logico e questo si dimostra nella difficoltà a formulare frasi di senso. Quindi se io voglio migliorare la capacità di ragionamento (obiettivo) devo lavorare sulla riflessione linguistica (output). Le mie risorse saranno uno studio accurato sull’uso della grammatica, studio dei verbi, analisi logica, lettura e comprensione del testo…

B. Per adattarmi al contesto in cui opero, programmo un’ora di Educazione Civica nella settimana (per chi ha meno ore per classe può essere un’ora al mese o ogni due settimane). Significa che la utilizzerò per terminare le attività che ho lasciato indietro oppure avrò tempo sufficiente per programmare l’Educazione Civica e l’orientamento.

C. Ogni we mi ritaglio un’ora in cui scrivo nell’agenda tutto quello che farò nelle mie ore in classe (insieme agli impegni personali e familiari) e ogni tre mesi programmo le date delle interrogazioni e dei compiti in classe.

Certo, non posso impedire che l’organizzazione della scuola sia folle e delirante, ma posso riservare il mio lavoro rendendolo meno soggetto all’ispirazione o all’umore del momento. Molti colleghi si affidano alla creatività e altri ai binari sempre percorsi.

Per poter dare spazio alla scintilla dell’intuizione, ho bisogno di sapere che cosa farò in classe, uno sguardo all’agenda, una direzione chiara da seguire. Perché uno stop o una deviazione o un imprevisto, non modificheranno il percorso ma lo arricchiranno.

E tu come utilizzi la pianificazione strategica?

Buon caffè,

Simona ☕

PS: per chi vuole una sintesi…

Pianificazione Strategica Slide

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1. “Rendere uno certo di qualche cosa, aliquem de aliqua re certiorem facio (is, feci, factum, ere, tr)”: così spiega il dizionario IL Castiglioni Mariotti, fido compagno delle mie esplorazioni linguistiche. Nessuno ci rende certi di quello che facciamo davvero nelle infinite sfaccettature della vita scolastica. Possiamo però prenderne consapevolezza. La sfida è questa, in fondo.

2. Dico “aziende” per comprendere tutto ciò che non è “scuola”, o meglio “istituto scolastico”.

3. Sono dati che si ricavano da siti online come FatturatoItalia o Ufficio Camerale, ma anche si può anche googlare.

4. Gli obiettivi devono essere SMART: Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici, Temporizzati.

5. In genere io propongo, anche ai miei studenti, una analisi SWOT. La matrice SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) è uno strumento strategico per analizzare una situazione aziendale, un progetto o anche una decisione personale. Serve a identificare i punti di forza (S), le debolezze (W), le opportunità (O) e le minacce (T) in un determinato contesto. È semplice, ma potentissima per aiutare a prendere decisioni ponderate e ottimizzare strategie.

Ecco cosa analizza ciascun quadrante:

• Strengths (Forze): Quali sono i punti forti? Cosa funziona bene e dà un vantaggio competitivo?

• Weaknesses (Debolezze): Quali sono le lacune interne? Cosa potrebbe migliorare?

• Opportunities (Opportunità): Quali occasioni esterne si possono sfruttare? Trend di mercato, nuove tecnologie, partnership, ecc.

• Threats (Minacce): Quali rischi esterni potrebbero influenzare negativamente? Concorrenti, crisi economiche, cambiamenti normativi, ecc.

Ho preparato un esempio per un insegnante alle prime armi:

6. Lo utilizzò Napoleone, Mao, lo lessero Tito Livio e Macchiavelli….